Verwerkersovereenkomst.

1.1 Partijen

• Verwerker: KDV Online, Verbindingslaan 35, 1401 VC Bussum, KvK 56955839
• Verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die een abonnement afneemt op Grip en/of de Rekentool (hierna: Klant)

1.2 Categorieën gegevens

• Contactgegevens: naam, functie of rol, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer van medewerkers van Klant die een account hebben of als contactpersoon zijn opgegeven, en de bij het account behorende inloggegevens
• Bedrijfsgegevens: gegevens over de organisatie van Klant — vestigingen, capaciteit, tarieven en kostenstructuur — waaronder de bedrijfseconomische gegevens in de Kluis (artikel 10)
• Rekentoolgegevens: per berekening die een bezoeker op de rekentool van Klant maakt: het opgegeven toetsingsinkomen, de gekozen opvangsoort en een versleutelde bezoekersaanduiding. Er worden geen naam, e-mailadres of adresgegevens van bezoekers vastgelegd

1.3 Categorieën betrokkenen

Medewerkers en contactpersonen van Klant, en bezoekers die de rekentool van Klant gebruiken.

1.4 Reikwijdte

Deze overeenkomst geldt voor alle verwerkingen die KDV Online namens Klant uitvoert binnen Grip, de Rekentool en de Kluis. Voor verwerkingen waarbij KDV Online zelf verwerkingsverantwoordelijke is — zoals de eigen klantadministratie, facturatie en websitestatistieken — geldt de Privacyverklaring van KDV Online.

2.1 Klant bepaalt

Klant bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke het doel van en de middelen voor de verwerking. Klant is verantwoordelijk voor:

• het vaststellen van een geldige grondslag voor iedere verwerking (artikel 6 AVG);
• het informeren van betrokkenen over de verwerking;
• het beoordelen en afhandelen van verzoeken van betrokkenen;
• het bepalen van bewaartermijnen;
• de beoordeling of een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden gemeld.

2.2 KDV Online voert uit

KDV Online verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van Klant, behoudens wanneer een wettelijke verplichting anders vereist. In dat laatste geval stelt KDV Online Klant vooraf op de hoogte, tenzij die wetgeving dit verbiedt.

KDV Online verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verstrekt ze niet aan derden buiten het bepaalde in deze overeenkomst, en gebruikt ze niet voor marketing.

2.3 Signalering

Indien KDV Online van oordeel is dat een instructie van Klant in strijd is met de AVG of andere wetgeving, meldt KDV Online dit onverwijld aan Klant en kan zij de uitvoering opschorten totdat de instructie is aangepast of bevestigd.

3.1 Grip is er niet voor ingericht

Grip, de Rekentool en de Kluis zijn toepassingen voor de bedrijfsvoering van een kinderopvangorganisatie: tarieven, kosten, capaciteit en marktvergelijking. Zij bieden geen voorziening voor het vastleggen van gegevens over gezondheid, of van andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG. Er zijn geen velden voor kindgegevens, medische gegevens of personeelsdossiers.

3.2 Klant voert ze niet in

Klant legt in Grip geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens vast, ook niet in vrije tekstvelden zoals notities of toelichtingen. Constateert KDV Online dat dit toch is gebeurd, dan meldt zij dat aan Klant; Klant verwijdert de gegevens.

3.3 Gevolg voor deze overeenkomst

Waar deze overeenkomst spreekt over maatregelen bij bijzondere categorieën van persoonsgegevens, is dat een voorziening voor het geval de aard van de dienst verandert. Zolang die voorziening niet is ingericht, verwerkt KDV Online geen gegevens onder artikel 9 AVG namens Klant.

4.1 Maatregelen

KDV Online treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (TLS) voor al het dataverkeer;
• toegang op basis van persoonlijke accounts en toegekende rechten, met tweefactorauthenticatie voor beheerdersaccounts;
• dagelijkse back-ups met bewaking van herstelbaarheid;
• periodieke installatie van beveiligingsupdates op alle servers;
• firewall, bescherming tegen geautomatiseerde inlogpogingen en malwaredetectie;
• logging van beheerhandelingen;
• geheimhoudingsplicht voor alle medewerkers met toegang tot klantgegevens.

De hostingomgeving is ondergebracht bij een leverancier die is gecertificeerd voor ISO 27001, ISO 9001 en NEN 7510 en beschikt over een ISAE 3000-verklaring.

4.2 Verantwoordelijkheid van Klant

Klant draagt zorg voor zorgvuldig accountbeheer: sterke wachtwoorden, het tijdig intrekken van rechten van vertrokken medewerkers, en het inschakelen van tweefactorauthenticatie waar beschikbaar.

4.3 Ontwikkeling

Beveiliging is geen statisch gegeven. KDV Online evalueert de maatregelen periodiek en past ze aan wanneer de stand van de techniek of het risicoprofiel daartoe aanleiding geeft.

5.1 Toestemming

Klant verleent KDV Online algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers, met inachtneming van het bepaalde in dit artikel.

5.2 Actueel overzicht

5.3 Voorwaarden

Met iedere subverwerker sluit KDV Online een overeenkomst waarin ten minste dezelfde verplichtingen worden opgelegd als in deze overeenkomst. KDV Online blijft jegens Klant volledig aansprakelijk voor het handelen van haar subverwerkers.

5.4 Wijzigingen

KDV Online informeert Klant ten minste 30 dagen voordat een subverwerker wordt toegevoegd of vervangen. Klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan Klant het abonnement beëindigen zonder opzegtermijn en met evenredige restitutie.

5.5 Locatie van verwerking

Alle hierboven genoemde subverwerkers verwerken de gegevens binnen Nederland. Er vindt geen doorgifte plaats naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Mocht een toekomstige subverwerker wel buiten de EER verwerken, dan meldt KDV Online dit vooraf conform 5.4 en treft zij de vereiste waarborgen.

6.1 Uitgangspunt

Klant bepaalt hoe lang persoonsgegevens worden bewaard. KDV Online bewaart de gegevens zolang het abonnement loopt en verwijdert of retourneert ze daarna conform dit artikel.

6.2 Na beëindiging

• Klant kan gedurende 30 dagen na beëindiging een volledige export van zijn gegevens downloaden in een gangbaar formaat.
• Na afloop van die termijn verwijdert KDV Online de gegevens uit de productieomgeving.
• Back-ups worden volgens het reguliere roulatieschema overschreven; tot dat moment blijven zij versleuteld en ontoegankelijk voor regulier gebruik.

6.3 Uitzondering

Gegevens die KDV Online op grond van een wettelijke bewaarplicht moet bewaren — met name de eigen financiële administratie — worden gedurende de wettelijke termijn bewaard en uitsluitend voor dat doel gebruikt.

7.1 Melding aan Klant

KDV Online stelt Klant onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking op de hoogte van iedere inbreuk in verband met persoonsgegevens die Klant betreft.

De melding bevat, voor zover op dat moment bekend: de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën gegevens en betrokkenen, het vermoedelijke aantal, de waarschijnlijke gevolgen en de getroffen of voorgenomen maatregelen. Ontbrekende informatie wordt zo spoedig mogelijk nagezonden.

7.2 Beoordeling door Klant

Klant beoordeelt als verwerkingsverantwoordelijke of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens is vereist en of betrokkenen moeten worden geïnformeerd. KDV Online doet deze meldingen niet zelfstandig namens Klant.

7.3 Ondersteuning

KDV Online verleent Klant alle redelijkerwijs benodigde medewerking bij het onderzoeken, beperken en herstellen van de inbreuk en bij het opstellen van eventuele meldingen.

7.4 Contact

Meldingen en vragen gaan via het contactformulier.

8.1 Uitgangspunt

Verzoeken van betrokkenen op grond van de artikelen 15 tot en met 22 AVG worden behandeld door Klant. KDV Online verleent daarbij ondersteuning.

8.2 Verdeling

8.3 Rechtstreekse benadering

Wendt een betrokkene zich rechtstreeks tot KDV Online, dan verwijst KDV Online hem door naar Klant en stelt zij Klant daarvan op de hoogte. KDV Online beantwoordt een dergelijk verzoek niet zelfstandig.

9.1 Informatieplicht

KDV Online stelt Klant op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen.

9.2 Audit

Klant kan ten hoogste eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, aan geheimhouding gebonden deskundige, na aankondiging met een redelijke termijn. Certificeringen en verklaringen van KDV Online en haar hostingleverancier gelden daarbij als bewijs voor de daarin gedekte onderwerpen. De kosten komen voor rekening van Klant, tenzij uit de audit blijkt dat KDV Online tekortschiet.

10.1 Wat de Kluis is

De Kluis is een optionele voorziening binnen Grip waarin Klant zijn eigen bedrijfseconomische gegevens vastlegt: omzet, personeelskosten, huisvestingskosten, afschrijvingen en overige kosten, per boekjaar.

De Kluis werkt op basis van versleuteling waarbij uitsluitend Klant over de ontsleutelsleutel beschikt. KDV Online kan de ingevoerde bedragen niet inzien, tenzij Klant daarvoor uitdrukkelijk toegang verleent (artikel 10.4).

10.2 Technische werking

• Kluiscode: Klant kiest bij activering een eigen kluiscode. Deze wordt door KDV Online niet opgeslagen — noch leesbaar, noch versleuteld.
• Sleutelafleiding: uit de kluiscode wordt met een sleutelafleidingsfunctie een versleutelingssleutel afgeleid, die alleen tijdens een geopende sessie bestaat.
• Envelopversleuteling: elk bedrijf heeft een eigen datasleutel, die versleuteld is opgeslagen onder de uit de kluiscode afgeleide sleutel. De bedragen zelf zijn per veld versleuteld met AES-256-GCM.
• Sessie: na openen blijft de datasleutel maximaal 30 minuten in het werkgeheugen beschikbaar; daarna moet de kluiscode opnieuw worden ingevoerd.
• Herstelcodes: Klant ontvangt bij activering herstelcodes. Daarvan bewaart KDV Online uitsluitend een cryptografische hash, waaruit de code zelf niet te herleiden is.

10.3 Afgeleide kengetallen

Zodra Klant zijn Kluis heeft geopend, berekent Grip uit de ingevoerde bedragen een aantal verhoudingsgetallen, zoals personeelskosten als percentage van de omzet en het rendementspercentage.

Deze kengetallen worden onversleuteld opgeslagen en zijn gekoppeld aan het KvK-nummer van Klant. Zij bevatten geen bedragen, maar wel informatie over de bedrijfsvoering. KDV Online gebruikt ze uitsluitend voor de analyses die aan Klant zelf worden getoond en — bij deelname aan de benchmark — voor geaggregeerde marktcijfers.

10.4 Toegang door derden en door KDV Online

Klant kan uitdrukkelijk toegang tot zijn Kluis verlenen aan een adviseur, accountant of aan KDV Online. Daarbij geldt:

• toegang ontstaat uitsluitend doordat Klant zijn datasleutel opnieuw laat versleutelen onder de publieke sleutel van de ontvanger; zonder die handeling valt er niets te ontsleutelen;
• Klant kan verleende toegang op ieder moment intrekken;
• de privésleutel van KDV Online is zelf beveiligd met een afzonderlijk beheersgeheim dat gescheiden van de applicatie wordt bewaard;
• iedere activering, ontgrendeling, toegangsverlening, intrekking en inzage wordt vastgelegd in een toegangslogboek dat Klant kan inzien.

10.5 Benchmark

Klant kan er afzonderlijk voor kiezen zijn cijfers te laten meetellen in de marktbenchmark. Deelname is uitdrukkelijk en vrijwillig; zonder die keuze wordt niets bijgedragen.

Wat wordt bijgedragen

Bij deelname wordt een bijdrage weggeschreven naar een afzonderlijke benchmarkverzameling, bestaande uit de bedrijfseconomische kerncijfers en het rendementspercentage, plus een beperkt aantal vergelijkingskenmerken: boekjaar, omzetklasse, type opvang, provincie, gemeente en stedelijkheidsklasse.

De bijdrage bevat geen KvK-nummer, bedrijfsnaam, klantnummer, pseudoniem of andere verwijzing naar Klant. Na plaatsing bestaat er geen koppeling meer tussen een regel en de organisatie waarvan die afkomstig is.

Ontdubbeling

Om te voorkomen dat één organisatie meermaals meetelt, registreert KDV Online in een afzonderlijke administratie wélke organisatie voor welk boekjaar heeft deelgenomen. Die administratie bevat uitsluitend het gegeven dát is deelgenomen, niet de bijgedragen cijfers.

Minimale groepsgrootte

Uitkomsten worden uitsluitend getoond wanneer de vergelijkingsgroep uit ten minste vijf onafhankelijke organisaties bestaat. Deze drempel is afgedwongen in de bevraging van de gegevens: bij een kleinere groep wordt geen uitkomst berekend of getoond, ook niet in afgeleide of gedeeltelijke vorm. Bij kenmerkcombinaties die tot kleine groepen leiden, wordt automatisch teruggevallen op een ruimer aggregatieniveau.

Wat Klant ziet

Uitsluitend geaggregeerde uitkomsten: mediaan, kwartielen en spreiding binnen de vergelijkingsgroep, en de eigen positie daarbinnen. Individuele cijfers van andere deelnemers worden nooit getoond, ook niet geanonimiseerd.

10.6 Beëindiging van deelname

• Toekomstige boekjaren: er wordt geen nieuwe bijdrage meer weggeschreven.
• Reeds geleverde bijdragen: deze zijn na plaatsing niet meer herleidbaar tot Klant en kunnen daarom niet selectief worden verwijderd. Dit volgt rechtstreeks uit de opzet in 10.5, die juist bedoeld is om herleidbaarheid uit te sluiten.
• Eigen Kluisgegevens: de versleutelde bedragen en de afgeleide kengetallen worden op verzoek verwijderd, en in ieder geval binnen 30 dagen na beëindiging van het abonnement.

10.7 Gebruik van Kluisgegevens door KDV Online

Wat KDV Online nooit doet

• De versleutelde inhoud van de Kluis wordt niet gedeeld, verkocht of ter beschikking gesteld aan derden. KDV Online kan die inhoud ook niet inzien zonder toegangsverlening door Klant.
• De aan Klant gekoppelde kengetallen worden niet aan derden verstrekt.
• Individuele benchmarkbijdragen worden nooit als afzonderlijke regel verstrekt, gepubliceerd of aan andere deelnemers getoond — ook niet in anonieme vorm.
• KDV Online maakt niet bekend welke organisaties aan de benchmark deelnemen.
• Kluisgegevens worden niet gebruikt voor marketing gericht op Klant of diens concurrenten.

Wat KDV Online wel mag

KDV Online mag uit de benchmarkverzameling geaggregeerde marktcijfers samenstellen en commercieel exploiteren: publiceren, opnemen in eigen producten en diensten, en tegen betaling leveren aan derden zoals onderzoeksinstellingen, financiers, gemeenten, brancheorganisaties en overheden. Hieronder vallen medianen, kwartielen, spreidingsmaten, indices, ontwikkelingen in de tijd, marktanalyses en daarop gebaseerde rapportages en modellen.

Daarbij geldt zonder uitzondering:

• verstrekking uitsluitend op geaggregeerd niveau;
• de minimale groepsgrootte uit 10.5 wordt onverkort toegepast, ook bij levering aan derden;
• geen gegevens die tot een individuele organisatie herleidbaar zijn;
• geen samenstelling of combinatie waaruit alsnog de cijfers van een individuele deelnemer kunnen worden afgeleid.

De rechten op deze geaggregeerde cijfers, indices, analyses en modellen berusten bij KDV Online. Klant behoudt onverkort de rechten op zijn eigen ingevoerde bedrijfsgegevens.

10.8 Overdracht bij overname of bestuurswisseling

Bij overname van de onderneming of wisseling van de beheerder kan de Kluis worden overgedragen. De datasleutel wordt dan opnieuw versleuteld onder de kluiscode van de nieuwe rechthebbende. Bestaande herstelcodes vervallen en eerder verleende toegangen worden ingetrokken. De nieuwe rechthebbende krijgt dezelfde waarborgen als in dit artikel beschreven.

10.9 Verhouding tot de AVG

Bedrijfseconomische gegevens van een rechtspersoon zijn in beginsel geen persoonsgegevens. Voor eenmanszaken en andere ondernemingsvormen waarbij de cijfers herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon kan dat anders liggen; ten aanzien van die gegevens treedt KDV Online op als verwerker onder deze overeenkomst.

De benchmarkbijdrage uit 10.5 is zodanig opgezet dat herleiding tot een individuele organisatie niet mogelijk is; KDV Online beschouwt die bijdragen daarom als anonieme gegevens in de zin van overweging 26 AVG. De ontdubbelingsadministratie valt daar uitdrukkelijk niet onder en wordt behandeld als gewone klantgegevens.

11.1 Aansprakelijkheid

Op deze overeenkomst is de aansprakelijkheidsregeling uit de Algemene Voorwaarden van KDV Online van toepassing. De daarin opgenomen beperkingen gelden niet voor schade die voortvloeit uit een aan KDV Online toe te rekenen inbreuk op de AVG.

11.2 Duur

Deze overeenkomst treedt in werking bij aanvang van het abonnement en eindigt zodra alle persoonsgegevens conform artikel 6 zijn verwijderd of geretourneerd. Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om voort te duren — waaronder geheimhouding — blijven daarna van kracht.

11.3 Wijziging

Wijziging van deze overeenkomst geschiedt schriftelijk. Wijzigingen die noodzakelijk zijn door gewijzigde wetgeving of toezichtpraktijk kan KDV Online doorvoeren na aankondiging met een termijn van 30 dagen.

11.4 Rangorde

Bij strijdigheid tussen deze overeenkomst en de Algemene Voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

11.5 Toepasselijk recht

Nederlands recht is van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

11.6 Contact

KDV Online · Verbindingslaan 35, 1401 VC Bussum · via het contactformulier